מדריך · SAP Business One
אוטומציה ל-SAP Business One — המסמכים נכתבים לתוך ה-ERP
אתם כבר מריצים SAP. הבעיה היא לא SAP — היא שמישהו עדיין מקליד לתוכו כל מכירה וכל חשבונית ספק, מסמך אחרי מסמך.
ספרים לא מחליפה את SAP Business One. היא מתחברת אליו דרך ה-Service Layer ובונה את המסמכים שהצוות שלכם מקליד היום ביד — חשבונית מס, חשבונית ספק, הזמנת רכש — וכותבת אותם ישירות לחברה שלכם ב-SAP. אתם מאשרים; שום דבר לא מוחלף.
חיבור דו-כיווני לחנות
הזמנה נכנסת מהחנות, וספרים בונה את חשבונית המס: הלקוח ממופה לכרטיס ב-SAP, ה-SKU לפריט, ומספר ההזמנה נכנס כאסמכתא שמונעת כפילות. החשבונית נוחתת ב-SAP כטיוטה. הזמנות דרופשיפ מתפצלות אוטומטית להזמנת רכש אחת לכל ספק, עם כתובת המשלוח של הלקוח הסופי.
החיבור דו-כיווני: כל ההזמנות נקראות מהחנות בזמן אמת והמסמכים נכתבים ל-SAP, והסטטוס מתעדכן בחזרה על ההזמנה בחנות — כך שהחנות ו-SAP נשארים מסונכרנים. הכול יושב במסלול אחד: מה מוכן לחיוב, מה כבר חויב ומה דורש בדיקה.
חשבונית ספק נקלטת לבד — ונרשמת ב-SAP
חשבוניות ספק נקלטות לבד: מהמייל, מצילום בנייד, מתיקיה או מהעלאה ידנית. ספרים קוראת את המסמך, בונה ממנו חשבונית ספק ב-SAP, ומתאימה אותה אוטומטית לשורת הזמנת הרכש שממנה היא נגזרת — לפי הספק, הפריט, הכמות הפתוחה, המחיר, ומספר ההזמנה שמודפס על החשבונית — כך ששורת ההזמנה נסגרת. התאמה שאינה חד־משמעית מועברת לבדיקה; המערכת אינה מנחשת.
מיפוי פריטים שמשתפר עם הזמן
ה-SKU של החנות וקוד הספק לא תמיד זהים לקוד הפריט ב-SAP. ספרים לומדת את ההתאמות מהאישורים שלכם: מצמידים SKU לפריט ב-SAP פעם אחת, והיא זוכרת — וגם הספק וזהות המע״מ שלו נלמדים כך. פריט שעדיין לא מופה מועבר לבדיקה במקום להירשם לחשבון סתמי, כך שהספרים נשארים נקיים ככל שהכיסוי גדל.
טיוטה קודם. אתם חותמים.
כל מסמך נוחת ב-SAP כטיוטה כברירת מחדל. פרסום אמיתי הוא מתג נפרד ומכוון. אם פריט לא מופה או שההתאמה אינה חד־משמעית, המסמך מועבר לבדיקה ולעולם לא נרשם לחשבון סתמי. ולכל מסמך יש מפתח קבוע, כך שמשלוח חוזר או הזמנה כפולה לא ייצרו חשבונית שנייה.
ספרים כותבת את המסמך. אתם מאשרים את הפרסום.
פקודת היומן נשארת של SAP. המרווח והמע״מ נראים.
SAP ממשיך לייצר את פקודת היומן מהמסמך, לפי קביעת החשבונות שלכם — ספרים לא רושמת פקודה שנייה. במקום זה היא קוראת את הפקודה של SAP בחזרה ומחזיקה לצידה ספר צל, מותאם מסמך מול מסמך, כך שהמרווח והמע״מ גלויים וכל פער צף לפני סגירת התקופה.
בנוי לישראל
מספר ההקצאה נשאר בבעלות הלוקליזציה הישראלית של SAP ומול רשות המסים: חשבונית מס נרשמת לסדרה הדיגיטלית שלכם והמספר נקרא בחזרה, וחשבונית ספק נושאת את מספר ההקצאה של הספק. מחירי אתר הכוללים מע״מ מתואמים לפי ברוטו, מס וסך המסמך.
צריך להחליף את SAP Business One?
לא. ספרים כותבת לתוך חברת ה-SAP הקיימת שלכם דרך ה-Service Layer. SAP נשאר מקור האמת וממשיך לייצר כל פקודת יומן; אנחנו בונים את המסמכים ומזינים אותם פנימה.
משהו נרשם בלי שאישרנו?
לא. כל מסמך נשמר תחילה כטיוטה. הפרסום הוא פעולה נפרדת ומכוונת. אם פריט לא מופה או שההתאמה אינה חד־משמעית, המסמך מועבר לבדיקה — המערכת לא מנחשת.
זה עלול לייצר חשבוניות כפולות?
לא. לכל מסמך יש מפתח קבוע, כך שניסיון חוזר או הזמנה שחוזרת מהאתר לא ייצרו מסמך שני.
איך נקלטות חשבוניות הספק?
מהמייל, מצילום בנייד, מתיקיה או מהעלאה ידנית. ספרים קוראת את המסמך ובונה ממנו חשבונית ספק ב-SAP, מותאמת להזמנת הרכש הפתוחה — בלי הקלדה.
צריך למפות כל פריט מראש?
לא. ספרים לומדת מהאישורים שלכם — מצמידים SKU לפריט ב-SAP פעם אחת והיא זוכרת, וכך גם הספקים. פריט שעדיין לא מופה מועבר לבדיקה ואינו נרשם לחשבון סתמי.
מה עם מספר הקצאה ומע״מ?
ההקצאה נשארת בידי הלוקליזציה הישראלית של SAP והתהליך מול רשות המסים. אנחנו רושמים לסדרה הדיגיטלית שלכם וקוראים את מספר ההקצאה בחזרה; בצד הספק אנחנו מעבירים את מספר ההקצאה שלו.
מה צריך להתקין?
משתמש אינטגרציה ל-Service Layer, ושדה קטן על מסמכי ה-SAP שמבטיח שאין כפילויות — מוסיף אותו שותף ה-SAP שלכם, לא בעריכה ישירה של מסד הנתונים.